Domande Frequenti

La registrazione va effettuata una sola volta. L'unica accortezza è quella di utilizzare come account la medesima email con la quale ci si era registrati sul sito concordiamediazioni.it oppure, se non ancora registrati, la medesima email su cui si è ricevuta comunicazione di conferimento dell'incarico.

Dopo aver completato la registrazione e l'identificazione, potrai vedere le tue pratiche, la tua agenda e la tua contabilità.

Sono due siti distinti con destinatari diversi:

• concordiamediazioni.it — è il sito destinato al pubblico
• mediazioni.concordiamediazioni.it — è la piattaforma destinata ai mediatori dell'Organismo per la gestione delle pratiche

Dopo la comunicazione di designazione, la pratica comparirà nell'elenco delle tue pratiche. La prima operazione richiesta è l'accettazione dell'incarico.

Prima di accettare devi:

• Leggere l'istanza di mediazione
• Verificare che l'oggetto della controversia rientri nelle tue competenze
• Controllare che tra i soggetti non vi sia qualcuno in conflitto di interessi o cointeressenza con te

Ultimata la verifica, clicca su "Accetta l'incarico" o "Rifiuta l'incarico" nella parte superiore della pratica.

Il sistema elabora la dichiarazione di accettazione e ti assiste nell'allegazione al fascicolo.

Con l'accettazione diventi responsabile della gestione della pratica fino alla chiusura del procedimento (coincidente con l'allegazione del verbale di chiusura sottoscritto).

Il passo successivo è aggiungere una nuova sessione con indicazione di data, ora, link, luogo: solo allora il sistema invierà le comunicazioni alle parti.

Anche dopo la chiusura del procedimento conservi il potere di gestione (utile per eventuali correzioni) fino a quando la segreteria non archivierà la pratica.

Dopo l'accettazione dell'incarico, cliccando sul pulsante "Gestione della pratica" (accanto al numero di pratica) appare un gruppo di comandi:

• Modifica dati principali — modifica oggetto, tipo di mediazione e altri dati della pratica
• Annota — inserisci annotazioni riservate, visibili solo a te (anche nell'elenco pratiche)
• Invia segnalazione alla segreteria — per richieste di correzioni o interventi tecnici
• Invia proposta di conciliazione — la proposta verrà automaticamente inviata alle parti aderenti
• Redigi verbale di chiusura — avvia la redazione del verbale di chiusura della pratica

Tramite il comando "Annota" puoi inserire note riservate sulla pratica.

• La nota non è visibile nel fascicolo della pratica
• È visibile a te nell'intestazione della pratica e nell'elenco delle pratiche
• Per eliminare la nota è sufficiente cancellare il contenuto e salvare

Dal menu Gestione della pratica → Invia una proposta di conciliazione:

• Si apre una finestra per l'inserimento della proposta
• La proposta viene automaticamente inviata alle parti aderenti di cui sia nota la PEC
• È possibile inviare proposte successive; verrà proposta l'ultima proposta registrata per la modifica

In caso di mancata accettazione: il testo della proposta sarà riportato integralmente nel verbale di chiusura negativo con indicazione dei soggetti che l'hanno rifiutata e di quelli che l'hanno accettata.

In caso di accettazione: il testo sarà riportato nel verbale di conciliazione come contenuto dell'accordo, in ogni caso modificabile ed integrabile.

Dal menu Gestione della pratica → Invia una segnalazione alla segreteria puoi mandare una segnalazione relativa alla pratica.

È lo strumento da utilizzare per:

• Richieste di correzioni sui dati della pratica
• Interventi tecnici
• Segnalazione di valore della controversia errato o da rettificare

Nell'elenco delle pratiche puoi filtrare per:

• Oggetto della controversia
• Soggetto
• Esito
• Stato

Per accedere a una pratica clicca sul pulsante "Accedi".

All'interno del fascicolo puoi modificare praticamente tutto. Il mediatore ha gli stessi poteri di modifica dell'amministratore.

Il fascicolo è diviso in sezioni:

• Informazioni principali — dati della pratica, modificabili dal pulsante "Gestione della pratica"
• Posizioni processuali — elenco delle posizioni con date di deposito istanza/adesione
• Soggetti — tutti i soggetti collegati alla procedura
• Allegati — documenti del fascicolo
• Sessioni — sessioni di mediazione programmate
• Raccomandate — raccomandate inviate con esiti
• Comunicazioni — comunicazioni inviate ai soggetti
• Contabilità — pagamenti e report collegati alla pratica

I soggetti sono "collegati" all'anagrafica generale della piattaforma. Per ciascun soggetto hai due pulsanti:

• "Modifica Ruolo/Posizione" — modifica il collegamento del soggetto con la pratica, il ruolo, la posizione ed altri dati
• "Modifica Anagrafica Soggetto" — modifica i dati anagrafici del soggetto. Attenzione: questa modifica ha effetto su tutte le pratiche collegate a quel soggetto nella piattaforma!
• "Forza invito primo incontro" — invia un nuovo invito al primo incontro al singolo soggetto (utile se i recapiti sono stati modificati dopo il primo invio non recapitato)

Nella sezione Allegati puoi liberamente allegare documenti, prestando attenzione a selezionare opportunamente il tipo di documento, in quanto può condizionare le successive elaborazioni.

Nella sezione Raccomandate sono visualizzate tutte le raccomandate inviate con il relativo esito.

Per ciascuna raccomandata è presente il link alla relativa spedizione sul sito di Poste Italiane. Puoi consultare direttamente l'esito e aggiornare i dati in piattaforma.

Questa verifica è particolarmente utile nell'imminenza delle sessioni, per inserire nel verbale l'esito dell'invio in caso di mancata adesione.

Dopo aver accettato l'incarico, devi aggiungere una nuova sessione nella sezione Sessioni del fascicolo, indicando:

• Data e ora
• Link alla sessione telematica (se prevista)
• Luogo di svolgimento per la partecipazione in presenza

Combinando link e luogo si consente la partecipazione in modalità mista (sia in presenza che telematica).

Per qualsiasi modifica alle sessioni (tramite l'apposito pulsante di modifica), viene visualizzata una finestra che ti chiede se vuoi comunicare la modifica alle parti.

La gestione delle sessioni è uno strumento di comunicazione alle parti e va utilizzato con piena consapevolezza.

Per ciascuna sessione puoi anche inserire "Note interne" visibili unicamente a te: non verranno riportate nel verbale né sono visibili alle parti. Sono utili per tenere traccia dello svolgimento della procedura.

Gli incontri in programma nei prossimi 10 giorni vengono visualizzati nella Dashboard.

La pagina Agenda mostra tutti i tuoi impegni e consente, tramite appositi filtri, di visualizzare impegni pregressi e futuri per vari periodi. Per ogni impegno è presente il pulsante "Accedi" per entrare direttamente nella pratica.

Se una sessione non si svolge per qualsivoglia motivo, va eliminata, per due ragioni:

• Evitare che venga riportata nel verbale di chiusura
• Evitare che incida sul sistema tariffario

Il sistema, all'atto della chiusura, verifica non solo il numero di sessioni ma anche l'effettiva esistenza di almeno un verbale di sessione sottoscritto per applicare le tariffe dal secondo incontro in poi.

Nella sezione Comunicazioni del fascicolo puoi inviare messaggi ai soggetti della procedura muniti di email o PEC.

All'apertura della finestra di invio:

• Risultano già selezionati tutti i soggetti aderenti muniti di email/PEC
• Risultano non selezionati i soggetti di posizioni non ancora aderenti

Puoi selezionare anche soggetti non aderenti per casi particolari (es. rinvio prima del primo incontro, comunicazione a soggetto che ha eletto domicilio).

Puoi anche allegare un documento scelto fra quelli presenti nel fascicolo.

All'interno dell'editor del testo della comunicazione, premi la combinazione Ctrl + Spazio per accedere ai testi standard disponibili.

Il testo selezionato verrà importato nel punto esatto dove si trova il cursore. Questa funzione è disponibile sia nelle comunicazioni che nei verbali.

Dal menu Gestione della pratica → Redigi verbale di chiusura:

1. Verrà visualizzata una pagina con le opzioni di preverbale: rilevazione dei presenti, modalità di partecipazione, deleghe e altre opzioni che variano a seconda dello svolgimento della procedura
2. Dopo aver impostato le opzioni, clicca su "Genera verbale"
3. Verrà prodotta una bozza del verbale, completamente modificabile
4. Al termine delle modifiche puoi stampare (firma analogica) o avviare il processo di firma digitale (partecipazione telematica)

In fondo alla pagina del verbale sono presenti i seguenti pulsanti:

• "Salva verbale di chiusura" — salva il verbale sulla piattaforma senza renderlo visibile a nessuno, solo a tuo beneficio per successive modifiche
• "Azzera e rielabora" — azzera tutto e ricomincia dall'inizio (il sistema chiede conferma; prima dell'azzeramento puoi copiare con Ctrl+C il testo di interesse)
• "Modifica presenze" — torna alla pagina di rilevazione presenze senza perdere le impostazioni precedenti
• "Avvia processo di firma" — visibile solo in caso di partecipazione telematica, avvia il processo sequenziale di firma digitale

Per ciascuna sessione è presente un pulsante di elaborazione del verbale di sessione che ricalca quasi interamente le modalità di redazione del verbale di chiusura.

Ricorda di redigere sempre il verbale di primo incontro e assicurarti che venga allegato il relativo documento sottoscritto, in quanto il sistema verifica l'esistenza di verbali sottoscritti per l'applicazione delle tariffe.

No. La procedura di redazione del verbale è assolutamente riservata e non invasiva:

• Non rimane alcuna traccia nel fascicolo
• Non modifica alcun dato della pratica
• Le opzioni di preverbale e la bozza non vengono lette da nessuno

Sei libero di salvare, azzerare e fare qualsiasi operazione senza alcun timore. Sarai tu a decidere quando il verbale è completo e se stamparlo o esportarlo per la firma.

Dal pulsante di stampa, seleziona l'opzione che consente la creazione di un documento in formato PDF.

Prima della stampa, è indispensabile:

• Deselezionare "Intestazioni e piè di pagina" nelle opzioni di stampa
• Verificare che il layout di stampa sia "Verticale"

Queste operazioni dipendono dal sistema operativo e in genere vanno fatte una sola volta.

In base al D.Lgs. 28/2010, l'inserimento di dichiarazioni delle parti nel verbale è fortemente limitato dal principio di riservatezza:

• Art. 9 — obbligo di riservatezza sulle dichiarazioni rese durante il procedimento
• Art. 11 — il mediatore deve limitarsi a dare atto dell'esito e della presenza dei partecipanti
• Art. 10 — le dichiarazioni non possono essere utilizzate nel giudizio (salvo consenso)

Le parti non possono pretendere che il mediatore verbalizzi le proprie dichiarazioni, a meno che non vi sia il consenso di tutte le parti.

In caso di consenso unanime, è opportuno riportare nel verbale anche l'espresso consenso. A tal fine è presente un apposito testo standard accessibile con Ctrl + Spazio.

Tramite la pagina "Firme digitali" puoi visualizzare e gestire i processi di firma in corso e conclusi per tutte le pratiche non archiviate.

Il processo è sequenziale: se un soggetto non firma, il processo si blocca.

Per ciascuna firma in itinere hai a disposizione:

• "Sollecita" — invia un sollecito al firmatario che non ha ancora provveduto
• "Annulla" — annulla l'intero processo di firma (utile per correzioni al verbale)
• "Salta" — appare dopo 3 solleciti, consente di saltare il firmatario e proseguire

A completamento del processo riceverai un'email di avviso. Dopo aver ricevuto il verbale firmato da tutti, dovrai sottoscriverlo digitalmente e allegarlo al fascicolo selezionando l'apposita tipologia di allegato.

Se tutti partecipano in modalità telematica il processo è semplice:

• Il verbale in formato PDF viene elaborato automaticamente dal sistema
• Se al verbale vanno allegati documenti (procure o altro), questi vanno allegati nell'apposito passaggio di avvio del processo di firma
• Al resto pensa il sistema

A completamento riceverai un'email di avviso.

Per verbali di sessione (non di chiusura): è consentita la forma ibrida. Prima firmano le parti presenti (firma analogica in calce al verbale stampato), poi coloro che firmano digitalmente. Il mediatore firma sempre digitalmente per ultimo.

Per il verbale di chiusura con accordo vige il principio di unanimità (Art. 8-ter, comma 4):

• Se tutti acconsentono alla firma digitale → tutti firmano digitalmente, anche i presenti fisicamente
• Se anche un solo soggetto non acconsente → tutti devono firmare in modalità analogica. Il mediatore inviterà i collegati telematicamente a recarsi di persona, assegnando un termine

La procedura è interamente assistita dal gestionale.

Non è sufficiente che la procura si trovi nel fascicolo o che venga citata nel verbale. Verbale, procura ed eventuali altri documenti devono essere uniti in un unico documento informatico (anche ai fini del deposito).

Se il verbale di chiusura positivo necessita del successivo passaggio notarile per la trascrizione:

• Firma analogica: consegna alla parte istante un originale firmato da tutti, specificando che andrà consegnato al notaio
• Firma digitale: comunica alle parti che il documento firmato digitalmente sarà inviato dall'Organismo dopo il deposito. La parte diligente invierà al notaio il file firmato digitalmente

Il notaio, se necessario, trasformerà il documento da digitale ad analogico redigendo il certificato ex art. 23 del Codice dell'Amministrazione Digitale.

La pagina "Contabilità" ti consente di monitorare la parte contabile delle pratiche, inclusi pagamenti, fatture emesse e report mensili.

Per le registrazioni contabili non ancora saldate, puoi:

• Visualizzare la cronologia delle richieste di pagamento
• Inviare direttamente richieste di pagamento alle parti

Nella sezione Contabilità del fascicolo di ciascuna pratica sono riportati tutti i pagamenti fatti o ricevuti, con i relativi documenti giustificativi e fiscali.

Per verificare i tuoi compensi, fai riferimento al report mensile e alla relativa fattura.

Se nel corso del procedimento ti rendi conto che il valore della controversia è diverso da quello dichiarato o può comunque essere determinato, devi:

• Utilizzare la voce "Invia una segnalazione alla Segreteria" dal menu di gestione della pratica
• Suggerire il valore corretto nella segnalazione

La segreteria provvederà a modificare il valore ed effettuerà la comunicazione alle parti ai sensi dell'art. 29, comma 3, del D.M. 150/2023.

Ecco gli errori più frequenti e come evitarli:

• Dimenticare di eliminare sessioni non svolte — influiscono sul verbale e sulle tariffe
• Non deselezionare "Intestazioni e piè di pagina" in fase di stampa dei verbali
• Non allegare le procure al verbale di chiusura firmato digitalmente
• Inserire dichiarazioni delle parti nel verbale senza il consenso unanime
• Modificare l'anagrafica di un soggetto senza considerare che la modifica ha effetto su tutte le pratiche collegate
• Non salvare frequentemente durante la redazione del verbale (timeout sessione dopo circa 30 minuti)

All'interno dell'editor (sia del verbale che delle comunicazioni), posiziona il cursore nel punto desiderato e premi Ctrl + Spazio.

Apparirà una maschera con i vari modelli di testo disponibili fra cui scegliere. Il testo selezionato verrà inserito esattamente dove si trova il cursore.

I blocchi di testo standard sono in continua evoluzione. Se desideri proporre modifiche o nuovi blocchi, puoi segnalarlo alla segreteria.

Sì. La piattaforma lavora sul web ed è soggetta ai limiti temporali delle variabili di sessione, in genere 30 minuti di inattività.

Per questo motivo, durante la redazione dei verbali, è fondamentale salvare spesso cliccando sul pulsante "Salva verbale di chiusura". L'operazione è semplice, veloce, non interrompe il lavoro e ti fa rimanere nella stessa pagina.